5 -فایده و اهداف گزارش
اهداف گزارش را می توان فهرست وار به این شرح بیان کرد:

 برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیریت
 اطالع مدیریت از کمیت و کیفیت فعالیت های انجام شده در واحد تحت نظر خود
 اطالع مدیریت از چگونگی اجرای دستورهای صادره
 ارائه آمار فعالیت ها به مقام های باالتر
 انتقال اطلاعات و تجربیات به سایر مدیریت های سازمان

برگه های عمومی و اختصاصی خود به دو صورت می باشند:

 برگه های دائم: برگه هایی هستند که استفاد ه از آنها برای مدتی نسبتاً زیاد و الاقل تا زمان قدرت و اعتبار یک ماده قانونی
با یک تصویب نامه می باشد مانند برگه های استخدام و مرخصی.
 برگه های موقت: به برگه هایی گفته میشود که برای انجام امور دوره ای یا اموری که در یک برهه از زمان انجام می شوند، به کار می روند مانند برگه های مربوط به سرشماری یا برگه های مربوط به جمع بندی اطالعات برای انجام یک بررسی علمی یا اجتماعی.
 برگه (فرم نامه): به مکاتباتی اطالق می شود که حالت یکنواختی داشته و مقداری از متن نامه قبلا روی کاغذ چاپ
شده و فقط نویسنده نامه جاهای خالی آن را پر می کند و در جریان کار قرار می دهد. برگه )فرم( ممکن است در داخل
یا خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد که بیشتر بخشنامه ها، درخواست ها یا دستورهای قانونی یا اطالعیه ها از
طریق آن صورت می گیرد.
 برگه های ویژه: این برگه ها برای موارد خاص توسط یک واحد یا سازمان تهیه می گردد و مورد استفاده می گیرد.

متن نامه :
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.

 نامه های صادره ای که درپاسخ نامه وارده نباشد.
به این سری نامه های صادره » نامه های صادره ابتدا به ساکن « نیز گفته می شود.
دراین نامه ها پیش نویس نامه با توجه به مطالب مورد نیاز تهیه وپس از تایید پیش نویس، نامه تایپ و پس از کسب اطمینان از
صحت تایپ آن ها و مراحل اخذ پاراف و امضا (فیزیکی یا الکترونیکی) به دبیرخانه جهت ثبت و ارسال مکاتبات، ارجاع می گردد

2 -دبیرخانه غیر متمرکز
در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت توزیع مکاتبات به طور مستقل و جداگانه در هریک از واحدهای سازمانی
انجام می شود. به عبارتی هر یک از واحدهای سازمانی دارای دبیرخانه می باشد وکلیه امور دفتری را رأساً انجام می دهند.

13.وظایف اساسی دولت را تعریف نمائید؟

تطبیق قانون اساسی وسایرقوانین

دفاع ازاستقلال،حاکمیت وتمامیت ارضی

تآمین امنیت وقابلیت دفاعی کشورازوظایف اساسی دولت میباشد.

13.برنامه یا پلان چیست؟

برنامه یا پلان طرح قبلی برای رسید به هدف بشکل منظم وسیستماتیک میباشد.

برنامه یا پلان ازلحاظ مدت زمان به سه نوع میباشد.

1- پلان درازمدت 2- پلان کوتاه مدت 3- پلان میان مدت.

ونکات مهم پلان عبارت اند از بودجه،هدف،منابع بشری ووسایل میباشد.

12.مدیرکیست؟

مدیر درلغت به معنی اداره کننده وکارگران را گویند ودراصطلاح مدیرشخصی است که مسولیت عملکرد تیم خودرا دریک سازمان به عهده دارد.

ومدیربه سه نوع است

1-مدیرسطح بالا 2- مدیرسطح متوسط 3- مدیرسطح پائین